Onnistunut aloitustapaaminen on edellytys onnistuneelle rekrytoinnille. Tässä hyvän aloitustapaamisen elementtejä sekä kysymyksiä, joihin tapaamisen aikana tulisi saada vastaukset. 

Aloitustapaamisessa tehdään tärkeitä päätöksiä niin roolin, haetun osaamisen kuin myös rekrytoinnin aikataulun suhteen. Tapaamisessa määritellään muun muassa toimeksiannon tavoitteet, tehtävän sisältö, haettava osaaminen eli osaajaprofiili sekä keskustellaan asiakkaan liiketoiminnan tilanteesta ja tavoitteista. Myös prosessin aikataulusta raportointeineen sovitaan.

Ammattimainen tapa valmistautua aloitustapaamiseen on lähettää kaikille osapuolille tapaamisen sisältöehdotus ja valmistautumisohjeet etukäteen hyvissä ajoin. Näin myös asiakas voi valmistautua tapaamiseen. 

Osalliset ja ajankohta

Aloitustapaamisessa ovat läsnä rekrytoivan tahon kaikki ne edustajat, jotka osallistuvat rekrytointiin sekä rekrytoinnin toteuttava ammattilainen. Tyypillisesti näitä ovat tiimipäällikkö, tuleva kollega, HR:n edustaja ja yksikön johtaja sekä mahdollisesti henkilö kenen tehtäviin uutta henkilöä ollaan hakemassa (vaikkapa perhevapaan sijaistapauksissa). 

Aloitustapaaminen tulisi järjestää mahdollisimman pian rekrytointitarpeen ilmettyä, ja viimeistään noin 2-3 kuukautta ennen kuin uuden henkilön tulisi aloittaa tehtävässä. Aloitustapaaminen kestää tyypillisesti noin 1-1,5 tuntia. Tapaamista tehostaa hyvä etukäteisvalmistautuminen. 

Huomio: Jos kaikki rekrytointiin osallistuvat eivät pääse paikalle, syntyy riski eriävistä näkemyksistä paikalla olleiden ja poissaolleiden välillä.

Aikataulu ja viestintä

Aloitustapaamisen lopuksi sovitaan rekrytoinnin kannalta tärkeät päivämäärät, esimerkiksi ajankohdat sopivimpien hakijoiden esittelylle ja haastatteluille. Haastatteluille varataan jo tässä kohtaa riittävästi aikaa tiimipäällikön ja muiden asianosaisten kalenterista. 

Rekrytoiva taho eli asiakas saa säännöllisesti tietoa ehdokashaun tilanteesta ja rekrytointiprosessin aikatauluista. Rekrytointiprosessin kannalta tärkeimmät päivämäärät tulisi sopia aloitustapaamisessa. Jos tulee muutoksia, niistä viestitään nopeasti ja läpinäkyvästi.

Huomio: Jos aikataulua ei sovita hyvissä ajoin etukäteen (esimerkiksi haastatteluiden osalta) syntyy riski rekrytointiprosessin venymisestä. Etukäteen sovittu aikataulu on sekä rekrytoinnin että hakijaviestinnän kannalta onnistumisen edellytys. 

Kirjoitin aikaisemmin rekrytointiprosessin tehokkaasta läpiviennistä: Löydä ammattilainen 3 viikossa - näin onnistut.

APUKYSYMYKSIÄ ROOLIN MÄÄRITTELYYN

Aloitustapaamisessa määritellään tarkasti se, millaista työntekijää asiakasyritys on hakemassa, millaisia tavoitteita tehtävälle on asetettu ja millaisessa organisaatiossa hän tulisi työskentelemään. Seuraavaksi esittelen roolin määrittelyn kannalta olennaisia kysymyksiä pohdittavaksi. Alla luettelen aihepiireittäin jaoteltuna apukysymyksiä roolin määrittelyn tueksi. Lue kysymykset ajatuksella, pohdi/selvitä niihin vastauksia ja kirjoita ne ylös jo ennen aloitustapaamista.

Työtehtävät ja hakijan osaaminen

• Mitä konkreettisia työtehtäviä henkilö tulee tekemään? 

• Mitä tietoja ja taitoja toivomme hakijalta? Mitkä ovat pakolliset taidot ja mitkä taidot ovat eduksi tehtävässä menestymisen kannalta?

• Mitä osaamista hakijalla pitäisi olla heti työsuhteen alussa?

• Mitkä tiedot ja taidot ovat opittavissa koulutuksen tai perehdytyksen kautta?

• Mitä tavoitteita voisimme asettaa henkilölle 4/6/12 kuukauden ajanjaksolle? 

• Mitkä ovat organisaation osaamistarpeet? Nyt ja tulevaisuudessa?

• Minkälaisella työkokemus- ja/tai koulutustaustalla tehtävässä voi menestyä?

• Minkälaisista organisaatioista sopiva henkilö voisi löytyä? 

• Millaista kielitaitoa tehtävässä tarvitaan?

• Mihin tehtäviin tästä tehtävässä voi edetä organisaatiossa?

Työpersoonallisuus ja tiimi

• Millainen henkilö pärjää tässä tehtävässä? Millaista henkilöä emme etsi?

• Mitkä asiat tulevat annettuina tässä roolissa? Mitä asioita henkilö voi itse päättää?

• Sisältyykö työhön matkustamista? Jos kyllä, mihin ja kuinka paljon?

• Mihin aikaan päivästä työtä tehdään? Joustaako työaika tarvittaessa hakijan elämäntilanteet huomioiden? Liittyykö rooliin iltaisin tehtävää työtä? Onko tehtävässä etätyömahdollisuutta?

• Millaiseen tiimiin hakija tulee? Minkälaista osaamista tiimissä on? Mitä asioita tiimiläiset arvostavat työkavereissa?

• Minkälainen tiimipäällikkö hakijalle tulee? Mitkä ovat tiimipäällikön johtamisperiaatteet? Mitä työyhteisötaitoja tiimipäällikkö odottaa tiimiläisiltään?

Työympäristö ja sopivuus organisaatiokulttuuriin

• Mitä yritys/organisaatio tekee nyt ja mitä se tavoittelee tulevaisuudessa?

• Miten hakijan rooli liittyy yrityksen strategiaan?

• Ketkä ovat hakijan sidosryhmät, eli kenen kanssa hakija työskentelee arjessa?

• Miten yritystä johdetaan? Millaiset arvot yrityksellä on?

• Minkälaista käyttäytymistä yrityksessä arvostetaan? Minkälaista käyttäytymistä ei arvosteta?

• Mitä asioita hakijoiden olisi hyvä tietää yrityksestä? Minkälaista työnantajamielikuvaa yritys tavoittelee?

• Mitkä asiat ovat yrityksessä, alalla tai tässä tehtävässä kaikista palkitsevimpia?

• Mitkä asiat eivät ole yrityksessämme, tällä alalla tai tässä tehtävässä niin kivoja?

Palkitseminen ja muut tiedot

• Minkälaista kuukausipalkkaa ja muita palkkaan rinnastettavia palkkioita tässä tehtävässä maksetaan? Mitä työsuhde-etuja yritys tarjoaa?

• Milloin henkilön olisi hyvä aloittaa tehtävässä?

• Mitä muuta hakijan tai rekrytoijan olisi hyvä tietää?

Kysymyksiin vastausten löytäminen saattaa joskus tuntua vaikealta. Haasteena on myös erottaa toisistaan osaamisalueet, jotka ovat pakollisia niistä, jotka ovat vain eduksi tai mukava lisä. Vastausten löytymisessä sinua voi auttaa yrityksesi liiketoimintaa ja hakijamarkkinaa ymmärtävä konsultti.

Taidokkaasti toteutetulle rekrytoinnille on kysyntää 

Perustimme Taito Researchin reilu vuosi sitten. Laadukkaalle, ketterälle ja läpinäkyvälle palvelullemme on ollut valtavasti kysyntää. Tyytyväiset asiakkaamme suosittelevat meitä eteenpäin ja olemme pystyneet rekrytoimaan jo kolme uutta työntekijää tiimiimme. Olemme luoneet suorahaulle uuden standardin Suomessa. Arvostamme kaikkien aikaa – niin hakijan, asiakkaan kuin rekrytoijan.

Toimin Taito Researchin CCO:na (Chief Client Officer) ja olen yksi yrityksen neljästä perustajasta. Jos tarinamme kiinnostaa sinua, verkostoidu kanssani LinkedIn:ssa tai ota suoraan yhteyttä minuun essi.heino@taitoresearch.com tai +358 50 344 1284, niin jutellaan lisää.

Essi Heino

Toimin Taito Researchin CCO:na (Chief Client Officer) ja olen yksi yrityksen neljästä perustajasta. Saan työssäni parhaat onnistumisen tunteet, kun onnistun löytämään asiakkaalleni osaajan, joka jakaa heidän arvonsa ja sitoutuu yhteisiin tavoitteisiin.